(一)主题词。主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
主题词分正式主题词和非正式主题词。
正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。
(二)主题词表。主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。
(三)《公文主题词表》。《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。
(四)检索语言。检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。
检索语言又分为分类语言和主题语言。
分类语言的概念。是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。
主题语言的概念。是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。

主题检索是指用叙词、标题词、单元词、关键词等表达信息需求而进行的检索。它既不同于用分类号或依类目进行的分类检索，也区别于依被引文献进行的引文检索。
自由词检索就是指用未规范化处理的自然语言语词来检索信息。其特点是用户负担小，易查找，但查准率较差。

主题词是文章标题的简略，以及文章的主旨，文中不一定出现，可能是作者对文章大意的概括和总结性语言。
关键词是文章中关键的词语，文章中一般都会出现。